Användarmanual – Biljettsystem

Innehåll

Översikt

Publika sidor (besökare)

- 2.1 Startsidan - 2.2 Boka biljetter - 2.3 Visa biljett

Inloggning

Kassa (kassapersonal)

- 4.1 Kassaförsäljning - 4.2 Ordrar - 4.3 Kassapass

Biljettkontroll (insläpp)

Administration

- 6.1 Dashboard - 6.2 Evenemang - 6.3 Föreställningar - 6.4 Salongseditor - 6.5 Användare - 6.6 Rabattkoder - 6.7 Värdekoder (bulk-rabatter) - 6.8 Blockerade platser - 6.9 Logg - 6.10 Förtryckta biljetter - 6.11 Rapporter

Roller och behörigheter

Driftsättning

1. Översikt

Biljettsystemet hanterar hela flödet för konserter och teaterföreställningar mm:

Besökare bokar biljetter online via webbläsaren (numrerade eller onumrerade föreställningar)

Kassapersonal säljer biljetter på plats med Swish eller kontant, hanterar kassapass
Kontrollpersonal checkar in besökare vid dörren med QR-scanner
Administratörer hanterar evenemang, salonger, användare, rabattkoder och platsblockering
Arrangörer har läsbehörighet till dashboard och statistik

Nyckelfunktioner:

Interaktiv salongsvyn med realtidsuppdatering

Heartbeat-reservation (15 minuter)
4 rabatttyper + bulk-värdekoder
Kassapass med differensberäkning
Platsblockering och ombooking
QR-kod-scanning vid insläpp
E-postbiljetter med inline QR-kod
Onumrerade föreställningar (fritt sittande)
Komplett systemlogg

Systemet nås via https://ticket.apper.nu.

2. Publika sidor (besökare)

2.1 Startsidan

URL: https://ticket.apper.nu/

Startsidan visar alla kommande evenemang med datum, tid, plats och antal lediga platser. Varje föreställning har en Boka biljetter-knapp. Slutsålda föreställningar markeras med en röd "Slutsåld"-skylt.

2.2 Boka biljetter

URL: https://ticket.apper.nu/book.php?show=X

Bokningen sker i tre steg:

Steg 1 – Välj platser (eller antal för onumrerade föreställningar)

För numrerade föreställningar: Salongen visas som ett interaktivt rutnät med scenen överst. Klicka på gröna (lediga) platser för att välja dem – de blir blå med en bock. Klicka igen för att avmarkera.

Färgkoder:

Grön = Ledig

Blå = Vald av dig
Gul (randig) = Reserverad av någon annan
Röd = Såld
Grå = Ej tillgänglig

För onumrerade föreställningar (fritt sittande): En informationsruta visas som förklarar att föreställningen har fritt sittande. Använd + och - knapparna för att välja antal biljetter (max 20 per bokning).

När du valt platser/antal startar en nedräkning (15 minuter). Platserna är reserverade åt dig under tiden.

Steg 2 – Välj priskategori

För varje vald plats (eller biljett vid onumrerat) väljer du priskategori i en dropdown (t.ex. Ordinarie, Student/Pensionär, Barn).

För onumrerade föreställningar visas biljetterna som "Biljett 1", "Biljett 2" etc. istället för rad och stolsnummer.

Totalpriset uppdateras automatiskt.

Det finns även ett fält för rabattkod. Skriv in koden och klicka "Använd" för att se om den är giltig.

Steg 3 – Slutför

Ange din e-postadress (obligatoriskt) och valfritt namn. Klicka Verifiera betalning för att slutföra köpet.

Efter köpet visas en bekräftelse med ordernummer och länkar till varje biljett.

2.3 Visa biljett

URL: https://ticket.apper.nu/ticket.php?code=XXXX

Biljettsidan visar:

Evenemangets namn, datum, tid och plats

För numrerade: Rad och stolsnummer
För onumrerade: Texten "Onumrerat"
Priskategori och pris
QR-kod för insläpp
Biljettkod och ordernummer

Knappar:

Skriv ut – öppnar utskriftsdialogen

Ladda ner QR – sparar QR-koden som en PNG-bild

Om biljetten är makulerad eller redan incheckad visas det tydligt.

3. Inloggning

URL: https://ticket.apper.nu/login.php

Personal loggar in med användarnamn och lösenord. Vid första inloggningen krävs ett lösenordsbyte (minst 8 tecken).

Säkerhet:

Max 5 inloggningsförsök, sedan låses kontot i 15 minuter

Sessionen går ut efter 3 timmars inaktivitet
Länken "Glömt lösenord?" skickar en återställningslänk till din registrerade e-postadress

Efter inloggning skickas du automatiskt till rätt sida beroende på din roll (admin, kassa eller kontroll).

4. Kassa (kassapersonal)

Kassamodulen används av personal som säljer biljetter på plats.

4.1 Kassaförsäljning

Meny: Kassa

Så här säljer du en biljett:

Välj föreställning i dropdownen. Du ser titel, datum och hur många platser som sålts.

Välj platser/antal:

- Numrerade: Klicka i salongskartan (samma som onlinebokning)

- Onumrerade: Systemet väljer automatiskt platser baserat på antal biljetter

Välj priskategori per biljett. För onumrerade visas "Biljett 1", "Biljett 2" etc. Eventuellt en rabattkod.

Välj betalsätt:

Swish: - Klicka den gröna Swish-knappen - En QR-kod visas som kunden scannar med sin Swish-app - Belopp och mottagare visas ovanför QR-koden - När kunden betalat, klicka Betalt – Bekräfta

Kontant: - Klicka den gula Kontant-knappen (visas bara på dator, inte mobil) - Beloppet visas - Kontrollera att rätt belopp mottagits och klicka Betalt – Bekräfta

Bekräftelse visas med ordernummer och biljetter.

- E-post angiven? Mailbiljett skickas automatiskt - Ingen e-post? Klicka Skriv ut biljetter för att skriva ut på papper - Förtryckt biljett? Scanna QR-koden på den fysiska biljetten eller ange löpnumret, klicka Koppla och lämna ut biljetten. QR-koden fungerar sedan vid insläppet precis som en digital biljett. - Klicka Ny försäljning för att börja om med nästa kund

Tips: E-post är valfritt vid kassaköp. Om kunden inte vill ange sin e-post, dela ut en förtryckt biljett eller skriv ut på papper. Förtryckta biljetter genereras under Mer → Förtryckta biljetter.

4.2 Ordrar

Meny: Ordrar

Här kan du leta upp och hantera ordrar:

Filtrera på föreställning i dropdownen

Sök på orderkod (minst 3 tecken)

Klicka ögon-ikonen vid en order för att se alla detaljer: orderkod, status, belopp, betalsätt, e-post och alla biljetter i ordern.

Makulera en biljett:

Klicka det röda X:et vid biljetten

Ange en orsak (obligatoriskt), t.ex. "Kundens begäran" eller "Felbokning"
Klicka Makulera

Platsen blir omedelbart ledig igen för försäljning. Ingen automatisk återbetalning sker – det hanteras manuellt.

Permanent radering (endast admin):

Om en biljett är makulerad kan administratörer ta bort den permanent från databasen:

Vid makulerade biljetter visas en Radera permanent-knapp

Klicka knappen och bekräfta
Biljetten raderas permanent och kan inte återställas

Varning: Permanent radering tar bort all historik. Använd endast vid felaktiga/testordrar.

E-postutskick:

Om kunden inte fick mailbiljett (t.ex. vid kassaköp utan e-post):

Klicka Skicka mail vid ordern

Ange/uppdatera e-postadress
Klicka Skicka – alla biljetter i ordern skickas

Du kan även skriva ut enskilda biljetter genom att klicka skrivarikonen.

4.3 Kassapass

Meny: Kassapass

Kassapasset spårar kontanthanteringen under en arbetsdag.

Öppna pass:

Ange ingående kontantbelopp (det som redan finns i kassan)

Klicka Öppna kassapass

Under passet ser du:

När passet öppnades

Ingående belopp
Kontantförsäljning under passet (summa och antal ordrar)
Förväntat belopp i kassan (ingående + kontantförsäljning)

Stänga pass:

Räkna pengarna i kassan

Ange utgående kontantbelopp
Lägg eventuellt till en anteckning
Klicka Stäng kassapass

Systemet beräknar differensen (utgående minus förväntat). Differensen visas i historiktabellen:

0 kr (grönt) = stämmer

Plus (blått) = mer i kassan än förväntat
Minus (rött) = mindre i kassan än förväntat

Obs: Du kan bara ha ett öppet kassapass åt gången.

5. Biljettkontroll (insläpp)

Meny: Check-in

Biljettkontroll-sidan används vid dörren för att checka in besökare.

Grundläggande användning

Scanna QR-koden med en extern QR-scanner (som fungerar som tangentbord – den skriver koden och trycker Enter automatiskt)

Systemet söker upp biljetten och checkar in automatiskt om allt stämmer

Alternativt kan du skriva in biljettkoden manuellt i fältet och trycka Enter eller klicka Sök.

Visuell feedback

Resultatet visas i en stor, tydlig ruta:

Färg	Betydelse
Grön	Lyckad incheckning – visa plats, föreställning och ordernummer
Gul	Varning – redan incheckad, eller utanför tidsfönster
Röd	Fel – makulerad biljett, ogiltig kod, eller ej betald

Tidsfönster

Check-in är normalt öppet 60 minuter före till 30 minuter efter föreställningen.

Utanför fönstret visas en varning

Admin-användare kan klicka "Checka in ändå" för att overrida tidsspärren
Vanlig kontrollpersonal måste kontakta en admin

Utcheckning

Om en biljett redan är incheckad visas en Checka ut-knapp. Det kan användas om någon behöver lämna och komma tillbaka.

Orderinfo

Vid lyckad incheckning visas även övriga biljetter i samma order, med status (incheckad/ej incheckad). Det gör det enkelt att se om resten av sällskapet också kommit.

Tips: Fokus ligger alltid på inmatningsfältet – du behöver inte klicka i det mellan scanningar.

6. Administration

Administratörsvyn nås efter inloggning som admin.

6.1 Dashboard

Meny: Dashboard

Översiktssida med:

Statistikkort: Betalda ordrar, Aktiva biljetter, Totala intäkter, Incheckade

Kommande föreställningar: Tabell med beläggningsgrad (färgkodad stapel)
Snabbåtgärder: Genvägar till vanliga uppgifter
Senaste ordrar: De 8 senaste ordrarna med status

6.2 Evenemang

Meny: Evenemang

Ett evenemang är en samling av en eller flera föreställningar (t.ex. "Julkonsert 2025" med föreställningar lördag och söndag).

Skapa nytt evenemang:

Klicka Nytt evenemang

Fyll i titel (obligatorisk), beskrivning och eventuell bild-URL
Klicka Skapa

Redigera: Klicka pennikonen. Aktivera/inaktivera: Klicka play/paus-ikonen.

Inaktiva evenemang och deras föreställningar visas inte för besökare.

6.3 Föreställningar

Meny: Föreställningar

En föreställning kopplas till ett evenemang (valfritt) och en salong (obligatoriskt).

Skapa ny föreställning:

Klicka Ny föreställning

Välj evenemang (eller "Fristående föreställning")
Välj salong
Ange datum och tid
Onumrerad föreställning (valfritt): Kryssa i denna box om föreställningen ska ha fritt sittande utan numrerade platser
Lägg till priskategorier: namn (t.ex. "Ordinarie") och pris (t.ex. 250)
Klicka Skapa

Priskategorier kan läggas till och tas bort med + och papperskorg-knapparna. Kategorier som redan har sålda biljetter kan inte ändras.

Check-in-fönster kan justeras per föreställning (standard: 60 min före, 30 min efter).

Onumrerade föreställningar: När du kryssar i "Onumrerad föreställning" får föreställningen fritt sittande:

Besökare väljer antal biljetter istället för specifika platser

På biljetten visas "Onumrerat" istället för rad och stolsnummer
I kassan och e-postbiljetter visas "Biljett 1", "Biljett 2" etc.
Systemet allokerar fortfarande platser internt för att begränsa antal sålda biljetter till salongkapaciteten

6.4 Salongseditor

Meny: Salonger

Salongen definierar hur platserna är arrangerade. Den visas som ett rutnät där varje cell antingen är en stol eller en gång/tom plats.

Skapa ny salong:

Klicka Ny salong

Ange namn, antal rader och kolumner
Alla celler skapas initialt som stolar

Redigera salongen:

Klicka Redigera på en salong

Klicka på enskilda celler för att växla mellan stol och gång
Använd massnumrering för att snabbt numrera en hel rad:

- Ange radnummer, kolumnintervall, radlabel (t.ex. "A") och startnummer - Klicka Numrera stolar eller Markera som gång

Klicka Spara ändringar när du är klar

Tips: Markera en mittkolumn som gång för att skapa en mittgång i salongen.

6.5 Användare

Meny: Användare

Hantera personalkonton.

Skapa ny användare:

Klicka Ny användare

Fyll i användarnamn, e-post och välj roll
Lösenordet genereras automatiskt (t.ex. byt_mig_a7x). Användaren tvingas byta vid första inloggningen.

Roller:

Admin – full tillgång till allt

Kassa – kassaförsäljning, ordrar, kassapass
Kontroll – biljettkontroll/insläpp
Arrangör – läsbehörighet till dashboard

Återställa lösenord: Klicka nyckelikonen vid en användare. Ett nytt temporärt lösenord genereras och visas. Användaren tvingas byta vid nästa inloggning.

Inaktivera: Redigera användaren och byt status till "Inaktiv". Inaktiva användare kan inte logga in.

6.6 Rabattkoder

Meny: Rabattkoder

Systemet stödjer 4 olika rabatttyper för flexibel prishantering.

Skapa rabattkod:

Klicka Ny rabattkod

Ange koden (t.ex. "JULRABATT"), beskrivning och välj rabatttyp:

Rabatttyper:

Procent – Procentuell rabatt per biljett

- Ange värde (t.ex. 20 för 20% rabatt)

- Appliceras på varje biljett individuellt

Fast belopp – Fast summa i kronor

- Per biljett: Rabatt dras från varje biljett (t.ex. 50 kr/st)

- På hela ordern: Rabatt dras en gång från totalsumman

Köp X betala för Y – Kampanjrabatt

- Exempel: Köp 3 betala för 2

- Ange "Köp antal" (t.ex. 3) och "Betala för" (t.ex. 2) - Rabatten beräknas automatiskt på de billigaste biljetterna

Gratis biljetter – Lägg till gratis biljetter

- Ange antal gratis biljetter (t.ex. 1)

- Kunden får X antal biljetter gratis

Ytterligare inställningar:

Applicerbara kategorier: Begränsa till specifika priskategorier (JSON-array med ID:n)

Min antal biljetter: Minsta antal biljetter för att rabatten ska gälla
Max användningar: Begränsa hur många gånger koden kan användas
Giltighetsdatum: Start- och slutdatum (valfritt)

Rabattkoder kan aktiveras/inaktiveras med play/paus-ikonen. I listan ser du hur många gånger varje kod har använts.

6.7 Värdekoder (bulk-rabatter)

Meny: Rabattkoder → Värdekoder

För att skapa många unika rabattkoder samtidigt (t.ex. vid kampanjer, presentkort):

Skapa värdekoder:

Klicka Skapa värdekoder

Ange antal koder (1-1000)
Välj prefix (t.ex. "SUMMER") och random-kodlängd (2-12 tecken)
Välj rabatttyp och värde (samma alternativ som enkla rabattkoder)
Ange giltighetsdatum och max användningar per kod
Klicka Generera koder

Varje batch får ett unikt batch-ID. Koderna genereras som:

Format: PREFIX-XXXXX (t.ex. "SUMMER-A7X9K")

Unika: Alla koder är slumpmässiga och garanterat unika

Hantera värdekoder:

Visa detaljer: Klicka på batch-ID för att se alla koder i batchen

Statistik: Total antal, använda, oanvända koder visas per batch
Export: Exportera koder som CSV eller TXT-fil
Radera: Ta bort oanvända koder eller hela batchen

Export:

Klicka Export vid önskad batch

Välj format (CSV eller TXT)
Filtrera: Alla koder, endast oanvända, eller endast använda
Filen laddas ner automatiskt

6.8 Blockerade platser

Meny: Mer → Blockerade platser

Blockera platser som inte ska säljas (t.ex. siktskymda, teknisk utrustning, reserverade).

Blockera platser:

Välj föreställning i dropdownen

Salongskartan visas – klicka på platser för att välja dem
Ange blockerings-anledning (t.ex. "Siktskymda", "Teknisk utrustning")
Välj scope:

- Endast denna föreställning – Blockerar bara valda föreställningen - Alla föreställningar i denna salong – Blockerar samma platser för alla framtida föreställningar

Klicka Blockera platser

Påverkade biljetter: Om en plats redan är såld visas listan över påverkade biljetter.

Ombooking:

Klicka Boka om vid varje påverkad biljett

Välj ny plats i salongskartan
Ange omboknings-anledning
Klicka Bekräfta ombooking

Systemet:

Flyttar automatiskt biljetten till den nya platsen

Sparar platsbytet i historiken
Skickar e-postnotifiering till kunden (om e-post finns)
Loggar ändringen i systemloggen

Avblockera:

Välj föreställning

Blockerade platser visas i grått med streckad kant
Klicka på platser för att välja dem
Klicka Avblockera platser

6.9 Logg

Meny: Mer → Logg

Visar alla händelser i systemet: inloggningar, biljettförsäljningar, incheckningar, makuleringar m.m.

Filtrera på händelsetyp via dropdownen

Varje rad visar: tidpunkt, användare, händelse, detaljer och IP-adress
50 poster per sida med sidnavigering

Loggen är skrivskyddad – poster kan inte raderas.

6.10 Förtryckta biljetter

Meny: Mer → Förtryckta biljetter

Förtryckta biljetter är fysiska biljetter som skrivs ut i förväg – utan koppling till en specifik föreställning eller plats. De kopplas till ett köp i kassan när de säljs.

Flöde:

Admin genererar en biljettpool

Biljetterna skrivs ut
Kassören säljer och kopplar den fysiska biljetten till köpet

#### Generera biljetter

Ange prefix/batch-label (t.ex. "VK26") – används för att gruppera och filtrera biljetter

Ange antal (1–500)
Ange startlöpnummer – systemet föreslår nästa lediga nummer inom prefixet automatiskt
Ange kodlängd (slumpdelen av QR-koden, standard 8 tecken)
Klicka Generera

Klicka på ett batch-kort högst upp på sidan för att filtrera till den batchen direkt.

#### Skriva ut

Klicka Utskriftsvyn (eller välj filter och klicka Utskriftsvyn (aktuellt filter))

Välj layout: kolumner per sida, rader per sida, marginaler
Välj HTML-mall via URL-fältet eller klicka Redigera mall för att anpassa designen direkt i editorn:

- Generell – enkel biljett med QR och löpnummer, utan evenemangsinformation - Numrerad – visar rad och stol (används när biljetten kopplas till numrerat köp) - Onumrerad – för föreställningar med fritt sittande

Fyll i Evenemangsinformation om du vet vilken föreställning biljetterna ska användas till (valfritt – kan lämnas tomt)

Klicka Skriv ut

Mall-editorn öppnas direkt i utskriftssidan. Ändringar sparas automatiskt i webbläsaren och visas live på biljetterna. Du kan kopiera koden och redigera den i en texteditor (t.ex. Notepad++) och sedan klistra in den igen.

#### Koppla biljett till försäljning (kassan)

I kassan, efter att en order är bekräftad, kan kassören koppla en förtryckt biljett till den digitala biljetten genom att skanna QR-koden på den fysiska biljetten eller ange löpnumret.

#### Hantera biljetter

I listan kan du:

Avkoppla en kopplad biljett (gör den ledig igen)

Radera en okopplad biljett permanent

6.11 Rapporter

Meny: Mer → Rapporter

Tillgänglig för admin och arrangör (läsbehörighet).

#### STIM-underlag

Visar antal sålda biljetter per priskategori och föreställning – används som underlag för STIM-rapportering (upphovsrättsersättning vid musikframträdanden).

Grupperat per priskategori med antal och totalpris

Makulerade biljetter exkluderas automatiskt
Innehåller organisationsnummer och organisationsnamn (från config.php)

Exportera till CSV: Klicka Exportera STIM-underlag (CSV) – filen öppnas korrekt i Excel (UTF-8 med svenska decimaler).

#### Bokföringssammanställning

Visar betalda ordrar grupperade per betalsätt (Swish, kontant, Stripe) med:

Antal ordrar

Bruttointäkter
Rabatter
Nettointäkter

Exportera till CSV: Klicka Exportera bokföring (CSV).

7. Roller och behörigheter

Funktion	Admin	Kassa	Kontroll	Arrangör
Dashboard	✅			✅ (läs)
Evenemang	✅
Föreställningar	✅
Salongseditor	✅
Användare	✅
Rabattkoder (enkla)	✅
Värdekoder (bulk)	✅
Export värdekoder	✅
Blockerade platser	✅
Ombooking av biljetter	✅
Förtryckta biljetter (generera/radera)	✅
Förtryckta biljetter (koppla)	✅	✅
Rapporter	✅			✅ (läs)
Logg	✅
Kassaförsäljning	✅	✅
Ordrar (visa/söka)	✅	✅
Makulera biljetter	✅	✅
Permanent radera biljett	✅
Kassapass	✅	✅
Biljettkontroll	✅		✅
Check-in override	✅
E-postutskick	✅	✅

8. Driftsättning

Första gången

Redigera pdo.php med databasuppgifter (värd, databas, användare, lösenord)

Redigera config.php:

- SITE_URL – din subdomän (t.ex. https://ticket.apper.nu) - SWISH_NUMBER – mottagarnummer för Swish - SMTP-uppgifter för e-post (MAIL_SMTP_HOST, MAIL_SMTP_USER, MAIL_SMTP_PASS etc.) - ORG_NAME och ORG_NUMBER – visas i STIM-rapporter

Konfigurera Stripe i config.php:

- STRIPE_SECRET_KEY – börjar med sk_live_ (eller sk_test_ i testläge)

- STRIPE_PUBLISHABLE_KEY – börjar med pk_live_ - STRIPE_WEBHOOK_SECRET – skapas i Stripe Dashboard under Developers → Webhooks

Registrera webhook i Stripe Dashboard:

- URL: https://ticket.apper.nu/api/stripe-webhook.php

- Events: checkout.session.completed och checkout.session.expired

Ladda upp alla filer (inkl. vendor/) till webbservern

Kör https://ticket.apper.nu/install.php i webbläsaren
Logga in med admin / byt_mig_123 och byt lösenord
Byt namn på install.php: mv install.php install.php.bak

E-post (mailbiljetter)

Ladda ner PHPMailer och lägg filerna i mail/PHPMailer/:

Exception.php

PHPMailer.php
SMTP.php

Dessa kan laddas ner från PHPMailer på GitHub.

Testdata

Installationen skapar exempeldata:

Typ	Innehåll
Salong	"Stora salen" – 10 rader, 15 kolumner (140 platser, mittgång)
Evenemang	"Julkonsert 2025"
Föreställningar	2 st (alltid 30+ dagar framåt, dynamiska datum)
Priskategorier	Ordinarie 250 kr, Student/Pensionär 180 kr, Barn 100 kr
Rabattkod	JULRABATT (50 kr fast rabatt, max 20 användningar, december 2025)
Admin	`admin` / `byt_mig_123`
Kassa	`kassa1` / `byt_mig_123`
Kontroll	`kontroll1` / `byt_mig_123`
Arrangör	`arrangor1` / `byt_mig_123`

Alla testanvändare tvingas byta lösenord vid första inloggningen.

Observera: Föreställningsdatum genereras automatiskt vid installation för att alltid ligga 30+ dagar framåt i tiden. Detta säkerställer att check-in-funktionen fungerar korrekt vid testning.